Mailing-Listen mit Mailman

Stand:2011

Bei der Konfiguration von Mailinglisten kann man folgende Typen unterscheiden:

  • Newsletter
  • Interne Diskussionsliste
  • Externe Diskussionsliste

Ein Newsletter zeichnet sich dadurch aus, dass von einer oder einigen wenigen E-Mail-Adressen aus Mails an einen großen Empfängerkreis verschickt werden. Eine Diskussion über die Themen dieser Mails findet auf der Mailingliste nicht statt. Im allgemeinen ist der Empfängerkreis dieser Mails nicht eingeschränkt.

Dagegen soll auf Diskussionslisten über das Thema der betreffenden Mailingliste diskutiert werden. Die beiden Typen von Diskussionslisten unterscheiden sich durch den Adressatenkreis: externe Listen stehen jedem offen, interne Listen sind auf einen bestimmten Empfängerkreis beschränkt. Ähnliches gilt für das möglicherweise existierende Archiv der betreffenden Liste: Das Archiv einer internen Diskussionsliste ist nur für die Abonnenten der betreffenden Liste zugänglich, bei einer externen Diskussionsliste kann es sinnvoll sein, dieses auch für Nicht-Abonnenten zugänglich zu machen (z.B. damit Beiträge der Liste über Suchmaschinen gefunden werden können).

Die Abonnentenliste aller Mailinglistentypen sollte aus Datenschutzgründen nur für den Listenadministrator zugänglich sein. In bestimmten Fällen ist es aber sinnvoll, diese Liste allen Listenmitgliedern zu öffnen.

Allgemeine Einstellungen für alle Listentypen

Als erstes und unabhängig davon, welchen Typ Ihre Mailingliste hat, sollten Sie auf der Seite, die Sie direkt nach dem Einloggen erreichen (und auf die Sie auch jederzeit über den Menüpunkt „Allgemeine Einstellungen“ gelangen), eine Kurz- und eine Langbeschreibung Ihrer Mailingliste hinterlegen:

Ebenso auf dieser Seite können Sie die maximale Größe für Mails über Ihre Mailingliste festlegen. Von Serverseite aus können Mails über den Mailman-Server inkl. Anhängen eine maximale Größe von 6 MB haben. Voreingestellt ist für jede Mailingliste ein Wert von 40 kB. Sie können diesen bis zur Maximalgröße von 6000 kB erhöhen, höhere Werte haben keinen Einfluss auf die maximale Mailgröße:

Nach einer Änderung speichern Sie diese bitte über die Schaltfläche unten auf der Seite.

Newsletter

Wenn eine Mailingliste als Newsletter-Liste erstellt werden soll, muss zuerst dafür gesorgt werden, dass außer wenigen ausgewählten Personen niemand Mails an die Liste schicken kann. Dies erreicht man auf der Administrationsoberfläche der Mailingliste unter „Abo- Regeln und Adress-Filter“ -> „Absender-Filter“ -> „Sollen die Beiträge neuer Listenmitglieder moderiert werden?“ :

Direkt darunter kann eingestellt werden, was passieren soll, wenn ein Listenmitglied trotzdem versucht, eine Mail an die Liste zu schicken. „Zurückhalten“ heißt, dass die Mails dem Administrator bzw. Moderator der Mailingliste zur Entscheidung vorgelegt werden, ob sie ausnahmsweise doch über die Liste verteilt werden sollen. „Ablehnen“ bedeutet, dass der Absender sofort eine Fehlermeldung des Inhalts bekommt, dass er nicht berechtigt ist, über diese Mailingliste eine Mail zu verschicken. Im Textfeld darunter kann der Administrator den dabei verschickten Text ergänzen.

Für den Fall, dass jemand versucht, mit einer nicht auf der Liste eingetragenen E-Mail-Adresse eine Mail an die Liste zu schreiben, ist ein weiterer Punkt unten auf der gleichen Seite vorgesehen:

„Akzeptieren“ ist für eine Newsletter-Liste nicht sinnvoll und würde außerdem Spammern Tür und Tor öffnen. „Zurückhalten“ ist die Standardeinstellung, „Ablehnen“ oder sogar „Wegwerfen“ (die Mail wird nicht über die Liste verteilt, der Absender erhält hierüber keine Benachrichtigung) sind je nach Mailingliste sinnvolle Einstellungen.

Wenn Sie auf dieser Seite etwas geändert haben, unbedingt danach auf Änderungen speichern (am Seitenende) klicken. Dies gilt überall in Mailman.

Unter dem Menüpunkt „Abo-Regeln und Adressfilter“ -> „Abo-Regeln“ legen Sie fest, was ein Benutzer tun muss, um Ihre Mailingliste zu abonnieren:

„Rückbestätigung durch den User“ sollten Sie dann verwenden, wenn Sie den Nutzerkreis Ihres Newsletters nicht von vornherein einschränken wollen. Der User wird lediglich aufgefordert, zur Bestätigung seines Abonnementwunsches auf einen ihm per E-Mail zugeschickten Link zu klicken. Dies dient zur Kontrolle ob die angegebene E-Mail-Adresse gültig ist und dem User gehört. „Bestätigung und Genehmigung“ sollten Sie verwenden, wenn Sie nur bestimmte Nutzer als Abonnenten Ihres Newsletters zulassen wollen. Wie oben beschrieben muss der Nutzer seine E-Mail-Adresse durch Klick auf einen ihm per E-Mail zugeschickten Link bestätigen, danach erhalten Sie als Administrator bzw. Moderator der Liste eine Nachricht per E-Mail, dass ein neuer Abonnementswunsch auf Ihre Entscheidung wartet. Über den angegebenen Link können Sie nach Eingabe des Administrator- bzw. Moderatorenpassworts über den Antrag entscheiden.

Wenn es sich bei Ihrer Liste um eine Mailingliste handelt, die von möglichst vielen Benutzern abonniert werden soll, empfiehlt es sich, im Feld darüber („Diese Liste auch bekanntmachen, wenn die Leute anfragen, welche Listen auf dieser Maschine verfügbar sind“) „Ja“ anzukreuzen. Dies bewirkt u.a., dass die Mailingliste auf der Seite https://listen.jpberlin.de/mailman/listinfo vermerkt wird.

Des weiteren sollten Sie einstellen, für wen die Abonnentenliste zugänglich sein soll. Für Newsletter empfiehlt sich die Einstellung „Nur der Listenadministrator“:

Mailman lässt Mails an die Liste nicht zu, wenn der Listenname z.B. im BCC steht. Dies hat seine Gründe im Spamschutz: Spammer adressieren häufig ihre unerwünschten Mails an im BCC vermerkte Empfänger. Mit der Einstellung ganz oben auf der Seite „Empfänger-Filter“ stellen Sie also sicher, dass der Spamschutz bestehen bleibt und erwünschte Mails trotzdem ohne Verzögerung durch die Moderation an die Abonnenten der Mailingliste verteilt werden. Sie können diesen Schutzmechanismus auch ausschalten (hierfür stellen Sie diese Einstellung auf „Nein“), hiervon rät die FK Internet aber dringend ab.

Der Spamschutz schlägt ebenfalls zu, wenn eine Mail an zu viele Empfänger adressiert ist. Voreingestellt ist hier eine Grenze von 15 Empfängern einer Mail („To:“ und „Cc:“ zusammengenommen). Sollte Ihnen dieser Wert nicht zusagen, können Sie diesen unten auf der Seite ändern, sollten ihn aber nicht wesentlich höher setzen.

Schließlich sollten Sie auf der Seite „Allgemeine Optionen“ die Einstellung „An welche Adresse sollen die Antworten auf Nachrichten der Liste gesendet werden?“ auf „Absender“ ändern. Da auf einer Newsletter-Liste nicht diskutiert werden soll, ist die Voreinstellung („Diese Liste“) nicht sinnvoll. Je nach Liste empfiehlt es sich, eine eigene Mailingliste zur Diskussion über die Themen auf der Newsletter-Liste einzurichten. Wenn Sie eine solche Liste haben, sollten Sie hier „Explizite Adresse“ angeben und den Namen der Diskussionsliste im Textfeld direkt darunter eintragen.

Jetzt können Sie Ihre Benutzer eintragen (oder diese bitten, sich selber einzutragen). Falls Sie die Benutzer selber eintragen wollen, versichern Sie sich bitte vorher, dass alle Adressen stimmen sowie alle Benutzer mit einem Eintrag in Ihrer Liste einverstanden sind. Dann können Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Benutzer unter dem Menüpunkt „Mitglieder-Verwaltung…“ -> „Eintragen/Abonnieren“ in Ihre Mailingliste aufnehmen (in das Textfeld eine Adresse pro Zeile einfügen, „Änderungen speichern“ nicht vergessen):

Sie haben hier auch die Option, die Benutzer lediglich einzuladen, statt sie gleich auf Ihrer Liste einzutragen. Diese Option sollten Sie nutzen, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die Benutzer mit einem Eintrag auf Ihrer Liste einverstanden sind. Ebenso können Sie hier festlegen, ob die Benutzer eine automatische Willkommensnachricht erhalten sollen (Voreinstellung ist Ja, u.a. da die Benutzer mit dieser Mail auch ihr Passwort mitgeteilt bekommen, mit dem sie selber Änderungen z.B. ihrer E-Mail-Adresse selber vornehmen können) und ob Sie als Listen-Besitzer eine Erfolgsmeldung per E-Mail für jede eingetragene E-Mail-Adresse erhalten wollen.

Aufgrund der Voreinstellung für eine Newsletter-Liste wird jetzt eingehende Mail von jedem Listenmitglied moderiert – auch von Ihnen als Listenbesitzer und denjenigen, die Mails an die Liste verschicken sollen. Dies ändern Sie in der Mitgliederliste, die Sie über den gleichlautenden Menüpunkt erreichen. Hier entfernen Sie bei den (wenigen) E-Mail-Adressen, die Mails an die Mailingliste schicken sollen dürfen, den Haken in der ersten Spalte („moderiert“) hinter der E-Mail-Adresse und speichern die geänderten Optionen mittels der Schaltfläche „Änderungen speichern“.

Interne Diskussionsliste

Eine interne Diskussionsliste sollen nur einige wenige Benutzer abonnieren können. Deswegen muss auf der Seite „Abo-Regeln und Adressfilter“ -> „Abo-Regeln“ der Punkt „Was muss ich tun, um eine Mailingliste zu abonnieren?“ auf „Bestätigung und Genehmigung“ eingestellt werden. Nur so ist sichergestellt, dass der Benutzer sowohl eine gültige E-Mail-Adresse eingetragen hat („Bestätigung“ der Adresse durch den Benutzer) als auch er zum vorgesehenen Empfängerkreis der internen Diskussionsliste gehört („Genehmigung“ durch den Listenadministrator):

Ob der Parameter „Diese Liste auch bekanntmachen, wenn die Leute anfragen, welche Listen auf dieser Maschine verfügbar sind?“ auf „Ja“ oder „Nein“ gestellt werden sollte hängt vom Einzelfall ab. Diese Einstellung bewirkt u.a., dass die Mailingliste auf der Seite https://listen.jpberlin.de/mailman/listinfo vermerkt wird.

Weiter unten auf der Seite befindet sich die Option, wem die Abonnentenliste zugänglich sein soll. In der Regel ist für eine interne Diskussionsliste die Einstellung „Abonnenten der Liste“ sinnvoll:

Nach Änderungen auf dieser Seite (wie auch auf allen anderen) bitte nicht vergessen, diese durch Klick auf „Änderungen speichern“ zu übernehmen.

Wenn von dieser Mailingliste ein Archiv (über den Webbrowser zugängliche Sammlung aller Mails über die Mailingliste) angelegt werden soll, können Sie dies auf der Seite „Archivierungsoptionen“ einstellen:

Hier stellen Sie „Nachrichten archivieren?“ auf „Ja“ ein. Die Einstellung „Sind die Archivdateien für ein privates oder öffentliches Archiv?“ sollten Sie unbedingt auf „privat“ belassen, da sonst die Beiträge Ihrer internen Liste öffentlich zugänglich wären und auch über Suchmaschinen wie Google gefunden werden könnten.

Mailman lässt Mails an die Liste nicht zu, wenn der Listenname z.B. im BCC steht. Dies hat seine Gründe im Spamschutz: Spammer adressieren häufig ihre unerwünschten Mails an im BCC vermerkte Empfänger. Mit der Einstellung ganz oben auf der Seite „Empfänger-Filter“ stellen Sie also sicher, dass der Spamschutz bestehen bleibt und erwünschte Mails trotzdem ohne Verzögerung durch die Moderation an die Abonnenten der Mailingliste verteilt werden. Sie können diesen Schutzmechanismus auch ausschalten (hierfür stellen Sie diese Einstellung auf „Nein“), hiervon rät die FK Internet aber dringend ab.

Der Spamschutz schlägt ebenfalls zu, wenn eine Mail an zu viele Empfänger adressiert ist. Voreingestellt ist hier eine Grenze von 15 Empfängern einer Mail („To:“ und „Cc:“ zusammengenommen). Sollte Ihnen dieser Wert nicht zusagen, können Sie diesen unten auf der Seite ändern, sollten ihn aber nicht wesentlich höher setzen.

Jetzt können Sie Ihre Benutzer eintragen (oder diese bitten, sich selber einzutragen). Falls Sie die Benutzer selber eintragen wollen, versichern Sie sich bitte vorher, dass alle Adressen stimmen sowie alle Benutzer mit einem Eintrag in Ihrer Liste einverstanden sind. Dann können Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Benutzer unter dem Menüpunkt „Mitglieder-Verwaltung…“ -> „Eintragen/Abonnieren“ in Ihre Mailingliste aufnehmen (in das Textfeld eine Adresse pro Zeile einfügen, „Änderungen speichern“ nicht vergessen):

Sie haben hier auch die Option, die Benutzer lediglich einzuladen, statt sie gleich auf Ihrer Liste einzutragen. Diese Option sollten Sie nutzen, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die Benutzer mit einem Eintrag auf Ihrer Liste einverstanden sind. Ebenso können Sie hier festlegen, ob die Benutzer eine automatische Willkommensnachricht erhalten sollen (Voreinstellung ist Ja, u.a. da die Benutzer mit dieser Mail auch ihr Passwort mitgeteilt bekommen, mit dem sie selber Änderungen z.B. ihrer E-Mail-Adresse selber vornehmen können) und ob Sie als Listen-Besitzer eine Erfolgsmeldung per E-Mail für jede eingetragene E-Mail-Adresse erhalten wollen.

Externe Diskussionsliste

Externe Diskussionslisten kann jeder, der dies möchte, abonnieren, wenn er eine gültige E-Mail-Adresse angibt und zur Bestätigung seines Abonnementwunsches auf einen ihm per E-Mail zugeschickten Link klickt. Dies dient zur Kontrolle ob die angegebene E-Mail- Adresse gültig ist und dem User gehört. Mails von Listenmitgliedern sollen nicht vom Administrator genehmigt (moderiert) werden müssen, Mails von Nichtmitgliedern (also auch von Spammern) dagegen schon. Zwei dieser Einstellungen sind bereits standardmäßig so gesetzt (unter „Abo-Regeln und Adressfilter“ -> „Absender-Filter“ [die dritte Einstellung von unten] bzw. „Abo-Regeln und Adressfilter“ -> „Abo-Regeln“ [die zweite Einstellung]).

Ändern müssen Sie die erste Einstellung „Sollen die Beiträge neuer Listenmitglieder moderiert werden?“ auf der Seite „Abo-Regeln und Adressfilter“ -> „Absender-Filter“. Dies müssen Sie auf „Nein“ stellen und dann unten die „Änderungen speichern“.

Wenn von dieser Mailingliste ein Archiv (über den Webbrowser zugängliche Sammlung aller Mails über die Mailingliste) angelegt werden soll, können Sie dies auf der Seite „Archivierungsoptionen“ einstellen:

Hier stellen Sie „Nachrichten archivieren?“ auf „Ja“ ein. Die Einstellung „Sind die Archivdateien für ein privates oder öffentliches Archiv?“ können Sie entweder auf „privat“ belassen (dann können nur die Abonnenten Ihrer Liste auf das Archiv zugreifen) oder auf „öffentlich“ umstellen. Dann steht das Archiv auch Nicht-Abonnenten sowie Suchmaschinen wie Google offen, was für einige Mailinglisten zu allgemeinen Themen oder z.B. eine Support-Mailingliste für ein Software-Programm interessant sein kann. In diesem Fall sollten Sie aber unter dem Menüpunkt „Allgemeine Optionen“ die Einstellung „Verstecken des Absenders einer Nachricht, indem er durch die Adresse der Mailingliste ersetzt wird“ auf „Ja“ stellen. Dies verhindert, dass Spammer aus dem Archiv Ihrer Mailingliste die Absenderadressen der einzelnen Mails auslesen können. Auch hier nach Vornahme aller Einstellungen „Änderungen speichern“ nicht vergessen:

Mailman lässt Mails an die Liste nicht zu, wenn der Listenname z.B. im BCC steht. Dies hat seine Gründe im Spamschutz: Spammer adressieren häufig ihre unerwünschten Mails an im BCC vermerkte Empfänger. Mit der Einstellung ganz oben auf der Seite „Abo-Regeln und Adressfilter“ -> „Empfänger-Filter“ stellen Sie also sicher, dass der Spamschutz bestehen bleibt und erwünschte Mails trotzdem ohne Verzögerung durch die Moderation an die Abonnenten der Mailingliste verteilt werden. Sie können diesen Schutzmechanismus auch ausschalten (hierfür stellen Sie diese Einstellung auf „Nein“), hiervon rät die FK Internet aber dringend ab.

Der Spamschutz schlägt ebenfalls zu, wenn eine Mail an zu viele Empfänger adressiert ist. Voreingestellt ist hier eine Grenze von 15 Empfängern einer Mail („To:“ und „Cc:“ zusammengenommen). Sollte Ihnen dieser Wert nicht zusagen, können Sie diesen unten auf der Seite ändern, sollten ihn aber nicht wesentlich höher setzen.

Jetzt können Sie Ihre Benutzer eintragen (oder diese bitten, sich selber einzutragen). Falls Sie die Benutzer selber eintragen wollen, versichern Sie sich bitte vorher, dass alle Adressen stimmen sowie alle Benutzer mit einem Eintrag in Ihrer Liste einverstanden sind. Dann können Sie die E-Mail-Adressen Ihrer Benutzer unter dem Menüpunkt „Mitglieder-Verwaltung…“ -> „Eintragen/Abonnieren“ in Ihre Mailingliste aufnehmen (in das Textfeld eine Adresse pro Zeile einfügen, „Änderungen speichern“ nicht vergessen):

Sie haben hier auch die Option, die Benutzer lediglich einzuladen, statt sie gleich auf Ihrer Liste einzutragen. Diese Option sollten Sie nutzen, wenn Sie sich nicht sicher sind, ob die Benutzer mit einem Eintrag auf Ihrer Liste einverstanden sind. Ebenso können Sie hier festlegen, ob die Benutzer eine automatische Willkommensnachricht erhalten sollen (Voreinstellung ist Ja, u.a. da die Benutzer mit dieser Mail auch ihr Passwort mitgeteilt bekommen, mit dem sie selber Änderungen z.B. ihrer E-Mail-Adresse selber vornehmen können) und ob Sie als Listen-Besitzer eine Erfolgsmeldung per E-Mail für jede eingetragene E-Mail-Adresse erhalten wollen.